Manual de Usuario

ProTurnos

Bienvenido al manual de usuario de ProTurnos. Este sistema está diseñado para facilitar la gestión de citas y turnos en diferentes tipos de negocios.

Si tienes alguna pregunta más allá del alcance de este archivo de ayuda, por favor siéntete libre de contactar con nosotros a través de nuestra página de soporte.

Filas

El término “Fila” en ProTurnos representa elementos que comparten un horario y ofrecen una serie específica de servicios. Hay dos tipos de filas: tipo "Empleado" y tipo "Departamento".

• Para crear una fila:
  • Haz clic en la categoría “Empleados” del menú luego selecciona la opción “Filas”.
  • Haz clic en el botón “Crear nueva”.
  • Completa el formulario y guárdalo.
• Para crear un puesto en una fila tipo "Departamento":
  • Haz clic en el botón “Acciones” de la fila correspondiente luego selecciona “Ver Puestos”.
  • Haz clic en el botón “Nuevo puesto”.
  • Completa el formulario y guárdalo.
• Para definir los servicios que una fila ofrece:
  • Haz clic en el botón "Acciones" de la fila correspondiente y luego selecciona "Ver Servicios".
  • Indica cada servicio que la fila ofrece.
  • Guarda los cambios.
• Para configurar un horario para una fila:
  • Haz clic en el botón "Acciones" de la fila correspondiente y luego selecciona "Ver Horarios".
  • Configura el horario semanal especificando los rangos de horas en los que la fila está disponible cada día.
  • Puedes establecer tantos rangos de horas como sea necesario para cada día.
  • Si varios días tienen los mismos rangos puedes usar la opción "Registro masivo" para facilitar la configuración.
  • Guarda los cambios.

Requerimientos

Los requerimientos son elementos necesarios para prestar un servicio. En ProTurnos cumplen dos funciones:

• Evitar agendar citas que necesiten el mismo requerimiento ya programado para otra cita.
• Ayudar a los empleados a recordar qué necesitan tener listo para prestar el servicio al cliente.

• Para crear una categoría de requerimiento:
  • Haz clic en la categoría “Servicios” del menú y luego selecciona la opción “Categorías Requerimientos”.
  • Haz clic en el botón “Crear nuevo”.
  • Completa el formulario y guárdalo.
• Para crear un requerimiento:
  • Haz clic en la categoría “Servicios” del menú y luego selecciona la opción “Requerimientos”.
  • Haz clic en el botón “Crear nuevo”.
  • Completa el formulario y guárdalo.
• Para configurar un horario para un requerimiento:
  • Haz clic en el botón “Acciones” del requerimiento correspondiente y luego selecciona “Ver Horarios”.
  • Configura el horario semanal indicando los rangos de horas en que el requerimiento está disponible cada día.
  • Puedes establecer tantos rangos de horas como sea necesario para cada día.
  • Si varios días tienen los mismos rangos puedes usar la opción “Registro masivo” para facilitar la configuración.
  • Guarda los cambios.

Servicios

La empresa ofrece diversos servicios a los clientes. Se puede definir una duración y precio por defecto para cada servicio aunque estos valores pueden ser modificados al crear o editar una cita según la necesidad. Además se pueden asociar tantas categorías de requerimientos como sea necesario a cada servicio. Esto permite tener una lista de las cosas necesarias para prestar el servicio y evitar agendar un servicio cuando alguno de sus requerimientos no esté disponible.

• Para crear un servicio:
  • Haz clic en la categoría "Servicios" del menú y luego selecciona la opción "Servicios".
  • Haz clic en el botón "Crear nuevo".
  • Completa el formulario y guárdalo.
• Para definir las categorías de requerimientos necesarios para un servicio:
  • Haz clic en el botón "Acciones" del servicio correspondiente y luego selecciona "Ver requerimientos".
  • Indica cada categoría de requerimiento que necesita el servicio así como la cantidad de cada categoría.
  • Guarda los cambios.

Departamentos

Los departamentos son divisiones dentro de una empresa que pueden tener empleados y filas asignadas. Cada departamento puede ofrecer una serie de servicios específicos.

• Para crear un departamento:
  • Haz clic en la categoría "Empleados" del menú y luego selecciona la opción "Departamentos".
  • Haz clic en el botón "Crear nuevo".
  • Completa el formulario y guárdalo.
• Para asignar empleados a un departamento:
  • Haz clic en el botón "Acciones" del departamento correspondiente y luego selecciona "Ver Empleados".
  • Haz clic en el botón "Asignar Empleado".
  • Selecciona los empleados que deseas asignar y guarda los cambios.

Cargos

Los cargos son posiciones que pueden tener los empleados dentro de la empresa. Cada cargo puede tener diferentes responsabilidades y permisos.

• Para crear un cargo:
  • Haz clic en la categoría "Empleados" del menú y luego selecciona la opción "Cargos".
  • Haz clic en el botón "Crear nuevo".
  • Completa el formulario y guárdalo.
• Para asignar empleados a un cargo:
  • Haz clic en el botón "Acciones" del cargo correspondiente y luego selecciona "Ver Empleados".
  • Haz clic en el botón "Asignar Empleado".
  • Selecciona los empleados que deseas asignar y guarda los cambios.

Roles

Los roles determinan los permisos y accesos que tienen los usuarios dentro del sistema ProTurnos. Puedes definir diferentes roles según las necesidades de tu empresa.

• Para crear un rol:
  • Haz clic en la categoría "Configuración" del menú y luego selecciona la opción "Roles".
  • Haz clic en el botón "Crear nuevo".
  • Completa el formulario y guárdalo.
• Para asignar permisos a un rol:
  • Haz clic en el botón "Acciones" del rol correspondiente y luego selecciona "Ver Permisos".
  • Selecciona los permisos que deseas asignar y guarda los cambios.

Empleados

Los empleados son el personal de la empresa que puede estar asignado a diferentes departamentos, filas y servicios. Cada empleado puede tener un cargo y un rol asignado.

• Para crear un empleado:
  • Haz clic en la categoría "Empleados" del menú y luego selecciona la opción "Empleados".
  • Haz clic en el botón "Crear nuevo".
  • Completa el formulario y guárdalo.
• Para asignar un empleado a un departamento, cargo y rol:
  • Haz clic en el botón "Acciones" del empleado correspondiente y luego selecciona "Ver Detalles".
  • Selecciona el departamento, cargo y rol que deseas asignar y guarda los cambios.

Clientes

Los clientes son las personas que utilizan los servicios de la empresa. Pueden agendar citas y recibir notificaciones sobre sus turnos.

• Para crear un cliente:
  • Haz clic en la categoría "Clientes" del menú y luego selecciona la opción "Clientes".
  • Haz clic en el botón "Crear nuevo".
  • Completa el formulario y guárdalo.
• Para ver y editar la información de un cliente:
  • Haz clic en el botón "Acciones" del cliente correspondiente y luego selecciona "Ver Detalles".
  • Edita la información necesaria y guarda los cambios.

Dashboard

El Dashboard es la página principal donde puedes ver un resumen de la actividad de la empresa, incluyendo citas agendadas, estadísticas de servicios y más.

• Para acceder al Dashboard:
  • Haz clic en la categoría "Inicio" del menú y luego selecciona la opción "Dashboard".

Estado de Cuenta

El estado de cuenta muestra un resumen de las transacciones financieras de la empresa, incluyendo pagos recibidos y facturas pendientes.

• Para ver el estado de cuenta:
  • Haz clic en la categoría "Finanzas" del menú y luego selecciona la opción "Estado de Cuenta".

Horarios Especiales

Los horarios especiales permiten configurar excepciones al horario regular de las filas y servicios, como días festivos o eventos especiales.

• Para configurar un horario especial:
  • Haz clic en la categoría "Configuración" del menú y luego selecciona la opción "Horarios Especiales".
  • Haz clic en el botón "Crear nuevo".
  • Completa el formulario y guárdalo.

Tareas

Las tareas permiten asignar actividades específicas a los empleados, como recordatorios o tareas diarias.

• Para crear una tarea:
  • Haz clic en la categoría "Tareas" del menú y luego selecciona la opción "Tareas".
  • Haz clic en el botón "Crear nueva".
  • Completa el formulario y guárdalo.

Notificaciones

El sistema de notificaciones permite enviar recordatorios y actualizaciones a los clientes y empleados sobre sus citas y tareas.

• Para configurar las notificaciones:
  • Haz clic en la categoría "Configuración" del menú y luego selecciona la opción "Notificaciones".
  • Selecciona el tipo de notificación que deseas configurar y completa el formulario.
  • Guarda los cambios.

Agenda

La agenda muestra todas las citas programadas, permitiendo gestionar y organizar los turnos de manera eficiente.

• Para ver la agenda:
  • Haz clic en la categoría "Agenda" del menú y luego selecciona la opción "Agenda".
• Para agendar una nueva cita:
  • Haz clic en el botón "Crear nueva cita".
  • Completa el formulario y guárdalo.

WhatsApp

La integración con WhatsApp permite enviar notificaciones y recordatorios a los clientes a través de esta plataforma.

• Para configurar la integración con WhatsApp:
  • Haz clic en la categoría "Configuración" del menú y luego selecciona la opción "WhatsApp".
  • Completa los detalles de la configuración y guarda los cambios.